Día Internacional de los Archivos – 9 de junio

Día Internacional de los Archivos – 9 de junio

 

 

El Día Internacional de los Archivos se celebra el 9 de junio  con motivo de la conmemoración de la fundación del Consejo Internacional de Archivos (CIA), creado en París en 1948.

Promueve la cooperación, investigación y desarrollo internacionales de los campos relacionados con los archivos, con la función de crear foros de todas las partes del mundo y reunir a las instituciones interesadas, creando comités para la solución de posibles problemas planteados, gestionando la organización y la vinculación de los miembros.

 

El Archivo Histórico de la Nobleza participa en las actividades de difusión que con ocasión del DIA se celebran en todo el mundo.

Desde el año 2008 se celebra el 9 de junio como el Día Internacional de los Archivos auspiciado por el ICA Consejo Internacional de Archivos / International council on Archives.

Los archivos tienen un valor único. Están conformados por documentos producidos por la actividad humana y como tal, son evidencia única de eventos pasados.

Asimismo, aseguran el funcionamiento democrático de las sociedades, la identidad de los individuos y de las comunidades y la defensa de los derechos humanos.

Con motivo del Congreso Internacional de Archivos en Viena, de 2004, más de 2,000 participantes adoptaron una resolución: pedir a las Naciones Unidas crear un Día Internacional de los Archivos.

En la Asamblea General en noviembre de 2007, el ICA oficializó que sería el 9 de junio la fecha para celebrar el Día Internacional de los Archivos.

Este día fue elegido porque el 9 de junio de 1948, el Consejo Internacional de Archivos se estableció bajo los auspicios de la UNESCO.

Esta elección fue aprobada de inmediato y adoptada por la comunidad archivística internacional.

«Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación.

Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.

Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas.

Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.

El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.»

Declaración Universal sobre los Archivos, aprobada en la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos, Oslo, septiembre de 2010.

 

¿Por qué se celebra el Día Internacional de los Archivos?

 

 

Desde su creación, en 2008, el Día Internacional de los Archivos pretende dar a conocer:

A los sectores públicos y privados, la necesidad de resguardar –a largo plazo– los archivos y facilitar el acceso a ellos.

Al documentar las actividades y decisiones tomadas, los archivos proporcionan tanto la continuidad de los organismos públicos y privados y la justificación de sus derechos, así como los de los individuos y los estados.

A las autoridades públicas, los beneficios de contar con un registro documental eficaz para establecer un buen gobierno.

Los archivos son parte del patrimonio cultural y una de las principales fuentes de información.

El patrimonio documental proporciona evidencias significativas para el desarrollo económico, político, social y cultural de la humanidad.

 

¿Qué es un archivo?

 

Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.

Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc.

Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.

 

Características

 

Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como un fuente de información fiable y para ello tienen que contar con las siguientes cualidades:

 

  • Autenticidad:El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido creado por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que fue creado.

 

  • Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe tener en cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la persona u organización que generó el documento.

 

  • Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa. Desafortunadamente no todos los documentos de archivo conservan 100% su integridad.

 

  • Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. La catástrofes naturales y las guerras pueden tornar a los documentos de archivo en algo inservible y por lo tanto inaccesible.

 

Para preservar la autenticidad y confiabilidad de un documento de archivo es primordial respetar tanto el contexto en el que fue generado (esto nos permitirá entender quien lo creó, para qué y la forma), como su contenido y formato (la manera en la que es representado el documento).

Siempre debemos tener en cuenta que bajo ningún modo podemos considerar a un documento de archivo como “la verdad absoluta” (lo que sea que entendamos por el concepto de “verdad”), sino que debemos entenderlo como a un documento contemporáneo que emana de un individuo u organización y que fue producido bajo una concepción o un punto de vista particular.

Además es importante que como usuarios tengamos presente que nuestra cultura y vivencias propias influyen en el abordaje e interpretación que hacemos respecto de un documento de archivo.

 

Otras características de los documentos de archivo:

  • Sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un valor o carácter histórico. Esto puede ser difícil de determinar, lo importante aquí es entender que un fondo documental no puede conservar ni conserva la totalidad de los documentos creados.

 

  • Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que estos tengan un valor histórico. El hecho de que sean instrumentos que registran hechos contemporáneos es lo que les da su importancia, su potencial histórico debe ser ponderado en base a quién los creó, por qué y para qué.

 

  • Un documento no tiene que ser necesariamente “viejo” para constituirse como documento de archivo, sino que tiene que tiene que ver su función de origen cumplimentada.

 

  • Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y formatos analógicos y digitales. Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos.

 

Fuentes

Podemos advertir que estamos constantemente rodeados de documentos y que esto es tan cotidiano que a veces pareciera pasar casi desapercibido. Cabe destacar entonces que las fuentes que generan documentos son diversas, entre ellas podemos mencionar:

  • Gobiernos (Supranacionales, Nacionales, Estatales y Locales).
  • Cortes y Organismos Judiciales.
  • Gremios y Sindicatos.
  • Instituciones Religiosas.
  • Universidades y Escuelas.
  • Organismos Militares.
  • Instituciones Culturales (teatros, productores cinematográficos, cuerpos artísticos, etc.)
  • Instituciones de caridad, de voluntariado y de campañas.
  • Comunidades en general.
  • Individuos o particulares.

Si desea profundizar un poco más respecto de los Documentos de Archivo lo invitamos a visitar el registro de la “Memoria del Mundo”, este sitio es gestionado por Naciones Unidas y se encarga de visibilizar​ y abogar por la importancia de los documentos, encontrará aquí algunos de los Archivos más importantes del mundo siendo el contenido del sitio web actualizado de manera constantemente.

 

¿Qué es un archivista?

 

Los Archivos contribuyen al desarrollo cotidiano de las distintas actividades que llevamos a cabo a lo largo de nuestra vida, el objetivo de los mismos no implica unicamente la capacidad de poder navegar los hechos que tuvieron lugar en el pasado sino que constituyen una herramienta clave que nos permite entender el presente y proyectar el futuro.

Ser Archivista o Gestor Documental es una profesión fascinante, no hay demasiados trabajos en los cuales uno pueda decir que lo que se haga en el presente va a ser de gran importancia dentro de cien años.

Es por eso que los profesionales de la información necesitan sentir pasión por la historia, deben tener ojo para los detalles y un fuerte compromiso de servicio hacia la comunidad, convirtiéndose de esta manera en los guardianes de la memoria de la sociedad.

 

El Archivista: Guardián de la memoria de la sociedad

 

Los documentos de archivo necesitan de un correcto cuidado que permitan mantener sus cualidades (a veces frágiles) de manera integral.

La pregunta entonces es la siguiente: ¿Quién se encarga de que los documentos sean protegidos de modo tal de que tanto las cualidades que poseen como la calidad de la información que contienen se conserven inalterables?

La respuesta es simple, ese es precisamente el rol que ejerce el Archivista y el Gestor Documental, gente con el talento profesional para recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los documentos archivo en el largo plazo.

 

Estos profesionales:

  • Garantizan que la “Procedencia”prevalezca, es decir, que se conserve la información concerniente al creador de los documentos de archivo preservando su contexto ya que este representa contenido vital para comprender la totalidad del fondo documental.

 

  • Mantienen el “Orden Original”, por ejemplo, conservan el orden de los documentos de archivo de la misma manera en que fueron dispuestos por quien los creó. Esto permite preservar la relación original existente entre ellos y por lo tanto tener una idea certera de cómo llevaba a cabo sus actividades el organismo creador de los documentos a conservar.

Estos dos pilares fundamentales de la Archivística son de crucial importancia, sobre todo si el organismo o persona que creó los documentos dejó de existir o si los mismos fueron desplazados en reiteradas ocasiones por diversos motivos o si han sufrido de un uso o consulta intensos a lo largo de su existencia.

 

¿Cuál es la diferencia entre Archivista y Gestor Documental

 

A grandes rasgos podemos decir que no existen diferencias ya que ambos profesionales de la información son responsables por velar por la salvaguarda y el acceso a los documentos de archivo.

Sin embargo, en algunas organizaciones y países, el Gestor Documental  es la persona que se encarga de la protección de los documentos desde el momento en que son creados hasta la etapa en que se vuelven «documentos de archivo».

El Archivista por su parte hará la misma labor, pero sólo a partir de que el documento ya se encuentra constituido como documento de archivo.

Ambos profesionales deben contar con las mismas habilidades y conocimientos que permitan garantizar la protección física y la integridad intelectual de los documentos.

 

En algunos países como el Reino Unido un Archivista y un Gestor Documental se diferencian por determinadas pautas de profesionalización vinculadas a las formas en que estos ingresan en las instituciones, las calificaciones profesionales pertinentes a cada profesión, estándares profesionales particulares y órganos representativos específicos.

No obstante, en otras regiones no existe un marco profesional expreso por lo que la gente trabaja en base a ciertas prácticas establecidas, debemos recordar que en todo el mundo existen voluntarios e individuos entusiastas que se interesan por los archivos y los gestionan sin darse cuenta de que en esencia son Archivistas.

 

Los objetivos del Archivista

 

Independientemente de las calificaciones académicas o de los cargos (puestos) profesionales que los responsables por velar por el cuidado de los documentos de archivo ocupen, deberán siempre procurar alcanzar una serie de objetivos:

  • Crear fondos coherentes:Mediante la implementación proactiva de procesos de recolección y de evaluación documental que se encuentren debidamente sustentados profesionalmente.
  • Gestionar de manera efectiva fondos documentales:Esto asegurará la conservación física de los documentos de archivo, la generación de instrumentos archivísticos con información detallada y fiable que permita poner a disposición de los usuarios el contenido de los documentos y por último garantizar la conservación de los fondos en el largo plazo.
  • Crear un programa de acceso coherente:Garantizando que quien quiera acceder al contenido de los documentos de archivo pueda hacerlo de manera simple y según sus necesidades.
  • Colaboración con otros:Aprovechando la sinergia existente entre los distintos fondos documentales maximizando de esta manera las oportunidades para su utilización y la conservación de los mismos.

Para que aquellos profesionales que están a cargo de los fondos documentales, y por lo tanto de los documentos de archivo, puedan alcanzar estos objetivos es de vital importancia que trabajen en conjunto con profesionales de otras áreas como conservadores, expertos en tecnologías de la información, docentes, artistas, entre otros.

A su vez es primordial llevar a cabo un trabajo directo con los usuarios de archivo que permita garantizar que los fondos documentales y los servicios ofrecidos por las instituciones sean relevantes y satisfagan sus necesidades.

 

¿Por qué archivar?

 

Los documentos se constituyen como testigos que proveen evidencia, explicaciones y pruebas tanto para los sucesos ocurridos en el pasado como para las decisiones que se toman en el presente.

Los Archivos, junto a otras instituciones democráticas, contribuyen al avance de las sociedades permitiendo que estas se desarrollen de manera plena.

Los documentos facilitan procesos de educación y de investigación, se encuentran presentes en industrias de entretenimiento y esparcimiento, garantizan la protección del ejercicio de los Derechos Humanos, son vitales en cuestiones referidas a la identidad de las personas, por mencionar algunos ejemplos asociados a su importancia.

Los documentos de archivo son únicos, por lo que una vez perdidos, no pueden ser reemplazados.

Es por eso que sólo a través de una identificación adecuada, su debido cuidado y garantizando su accesibilidad estos pueden cumplir con su rol vital sirviendo de beneficio para la humanidad toda.

 

Los archivos y la buena gobernanza

 

La gestión correcta de documentos no consiste simplemente en almacenarlos con fines históricos o de investigación.

Los Archivos son instituciones esenciales y cruciales para el ejercicio de una buena gobernanza.

Los documentos constituyen herramientas a través de las cuales los gobiernos pueden rendir cuentas a los ciudadanos y demostrar su capacidad para promover valores democráticos.

Una adecuada gestión documental es lo que permite que un país comprenda quién, cuándo, dónde, cómo y el por qué de las acciones de su gobierno, garantizando además el respeto de los Derechos Humanos y permitiendo que los representantes del pueblo puedan explicar y rendir cuentas a la ciudadanía del porqué de las acciones que llevan a cabo. El archivar adecuadamente también contribuye a una gobernanza más eficaz y eficiente.

 

 

Artículos relacionados;

🔹 Día Mundial del Libro y del Derecho de Autor

🔹 Día Mundial de la Propiedad Intelectual

 

 

Referencias;

  • culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/archivos/nhn/actividades/dia-internacional-archivos.html
  • ica.org/es/celebra-el-dia-internacional-de-los-archivos
  • en.unesco.org/programme/mow
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